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실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

[도서] 실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

김마라 저

내용 평점 5점

구성 평점 5점

오빠두 엑셀 책을 구매하면서 추천하는 책으로 나와 있어 읽게되었다.

결론부터 말하면 문서 작성의 기본기를 잡아주는 양서이다. 모두에게 추천해줄만한 책으로 실무에 바로 적용가능한 문서 작성 방법이 담겨있다.

책에서 소개하는 중요 내용은 3가지로 나눌수 있다.

1. 문서 작성의 프로세스

2. 3가지 방법을 활용한 문서 디자인

3. 색과 강조를 활용한 눈에 띄는 문서 만들기

 

  • 문서 작성 프로세스

1. 문서의 작성을 시작하면 문서를 듣는 사람에게 내가 전할 메시지를 생각한다.

나에게 주어진 메세지가 누구(To)에게 전달되어야 하는지 정리하고, 내가 전달하고 싶은 메세지를 생각한다.

2. 메세지로부터 구성 요소를 정해 핵심메세지, 설명/근거, 시각 자료를 문서에 담는다.

PPT로 생각해본다면 제목 아래에 배치될 핵심 메시지, 핵심 메시지 아래에 작성할 설명과 근거, 마지막으로 시각자료를 배치한다.

3. 혼잣말로 내용을 직접 말해보면서 말이 꼬인다면 순서를 다듬거나, 자료를 추가하거나 빼고 배치를 조정한다.

내용을 직접 읽어보면서 말로 내뱉는게 문서를 작성하는데 중요하다. 상대방에게 말로 문서를 전달한다고 생각하고 내가 적은 단어와 문장을 직접 읽어보아야 한다. 말로 내뱉다보면 내용이 부족해서 보충설명을 해야하거나 필요없는 시각자료가 배치되어있는 경우를 발견할 수 있다.

4. 내 말과 문서가 읽히는 시선이 같이 이동할 수 있는지를 검토한다.

문서는 기본적으로 위에서 아래로, 왼쪽에서 오른쪽으로 이동하면서 읽게된다. 작성한 문서가 문서를 읽는 방식과 동일한지 검토한다.

5. 가독성을 위한 문서 디자인을 시작한다.

3가지 방법을 활용한 문서 디자인에서 이야기 하겠지만, 문서의 간격과 정렬, 글자의 행간과 자간을 조절해 가독성을 높인다.

6. '이것만 읽어도 이해가 가는것'에 강조해 누가봐도 가독성 있는 문서를 만든다.

색과 강조를 활용한 눈에 띄는 문서 만들기에서 이야기할 내용으로 색을 남발하지 않고 중요한 내용을 강조하는 것이 아니라, 바쁜 사람이 이것만 읽어도 이해가 가는 문장에 색을 강조해 문서를 작성한다.

  • 3가지 방법을 활용한 문서 디자인

  1. 안내선 가이드라인 만들기

파워포인트 문서를 작성하는 경우 여백이 중요하다. 기본적인 사항으로 좌우(16.2), 상하(8.8)의 여백을 설정하고 문서를 작성하는 것을 작가는 추천한다.

제목 라인, 주요 메세지와 근거/설명라인, 시각자료 라인을 설정하면 문서의 정렬과 통일감을 맞출수 있다.

 

2. 정렬 맞추기

아래의 예시는 극단적이라고 생각할 수 있지만 이런 경우가 실무에서는 자주 발생한다.

아래의 그림 상자와 같이 이미지 크기가 동일한 경우가 많지 않아서 사진을 첨부하다보면 자주 발생하는 상황이다.

 

크기가 다른 이미지와 차트의 정렬을 맞추어 주는 경우, 같은 내용을 가지는 시각자료에 배경을 넣어서 일체감을 주는 방법을 사용할 수 있다.

 

3. 글자의 자간과 행간 설정하기

기본적으로 설정되는 텍스트상자의 행간은 1.0으로 가독성이 그렇게 좋지 않다.

텍스트 상자의 행간을 1.5로 설정하고 작가 김마라는 기타 간격 기능을 이용해 자간 - 좁게 - 0.3 point를 이용한다.

행간과 자간을 조절하는 것만으로도 텍스트가 눈에 들어오는게 달라진다.

 

  • 색과 강조를 활용한 눈에 띄는 문서 만들기

PPT를 작성할 때 색을 너무 많이 사용해서 알록달록한 문서를 만드는 경우가 많다.

색은 기본색, 포인트색, 강조색으로 3~4가지만 이용해 문서를 작성한다.

 

문서 내용 중 '중요한 것'에 강조를 하는게 아니다. '진짜 바쁘면 이것만 읽어도 되는 것'에 강조를 해야 읽기 쉬운 문서가 된다.

문서를 작성하는 기본적인 생각의 흐름과 문서 작성 기본기를 잡아준다.

친구들과 지인들에게 충분히 추천할 만한 기본기와 팁이 담겨있다. 정말 작은 부분을 변경했다고 생각했지만 문서의 가독성이 눈에 띄게 변하는게 놀라웠다.

연초에 한번씩 꺼내서 읽어보고 상기하고 싶은 양서이다.

 
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