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실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

[도서] 실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

김마라 저

내용 평점 5점

구성 평점 5점

[소감]

“그래서 결론이 뭔데?”

“한 페이지로 정리해봐”

예전 직장에서 기획업무를 시작했을 때 매일같이 듣던 피드백이었습니다.

지금이야 올챙이적 기억에도 없는 개구리가 되어 있지만, 그 당시 저는 몇 페이지면 충분할 기획안 하나를 만들기 위해 수많은 자료를 긁어모으느라 허망한 시간을 욱여넣고 있었습니다.

 

이 책은 입사 1년차 이상의 사원에서 대리급 이상의 직원들에게 필독서로 지정하고 싶습니다.

 

인지적인 이해와 감정적인 동요가 함께 일어납니다.

현업에서 하나하나 부딪히고 깨져가며 고민했던 저자의 경험이 그대로 책에 녹여져 있기에 그렇습니다.

 

경영자분들의 오더를 받고 고심하는 후배들이 종종 보고서 작성에 도움을 요청하곤 합니다.

대부분 어디서부터 시작해서 어떻게 끝내야 할지 전혀 감을 못 잡은 상태에서 찾아옵니다.

[문제정의] “문제가 뭐야?”

[목적] ‘무엇 때문에 작성하는 보고서야?“

[방향] “네가 생각하는 흐름은 어때?”

[결론] “네 입장에서 어떻게 유도하면 좋겠어?”

[대상] “누구한테까지 보고가 될 것 같아?“

이 정도의 질문으로 생각을 정리하도록 도와줍니다.

더불어서 무조건 연필로 흰종이에 써 볼 것을 권합니다.

“일단 써봐. 네 생각을 주욱 늘어놓고 기록하면 보일거야”

그래야, 누락이 되거나 중복이 되는 문장을 확인할 수 있고 (MECE), 순서를 만들어 전체 흐름을 만들 수 있거든(Logic tree)

그럼 좀 더 명확하고 간결하게 문제정의를 하고 문서를 작성할 수 있다고 이야기합니다.

 

대부분 일단 써보는 것, 자신의 머릿속에 들어있는 생각을 문자나 문장으로 적는 것부터 힘들어 합니다.

 

아마도 제 설명방법이 정리가 되어 있지 않았기 때문일거에요.

 


그럼 이 책에서 나온대로 핵심을 요약하고 후배에게 코칭한다면....

우선, 자료를 준비하고 구상하는 단계에서부터 이 쪽지를 건네주겠습니다.

● 유념할 것

1.문서의 제목에 현혹되지 말 것 (제안서, 품의서, 계획서, 보고서 등)

2.미션을 받았을 때 문서에 들어갈 구성 요소부터 떠올리지 말 것

3.메신저나 말로 보고한다 생각하고 매끄러운 말로 해 볼 것

4.어색하게 맺음이 되지 않도록 내 의견을 넣을 것.

 

1차 드래프트를 가지고 오면 몇 가지 피드백과 애정이 담긴 잔소리를 할 겁니다. 라떼는 말야~

?내 문서가 잘 안 보이는 이유는 디자인 탓이 아닙니다. 내가 이 장에서 전하려고 하는 핵심 메시지 한마디만 전해도 충분하다는 것을 간과하기 때문이죠. 구성 요소의 데이터와 자료를 준비해 그대로 화면에 담기만 한다고 문서가 되는 것은 아닙니다. 문서를 담기 전에 반드시 핵심 메시지를 생각하고, 상대방이 궁금해 할 설명/근거와 시각 자료를 고민해서 담아야 하죠

?문서 하나를 만들 때 소요되는 시간을 100이라 한다면, 메시지와 구성 요소를 떠올리고 핵심 메시지-설명/근거-시각자료 순으로 담는 작업의 비붕은 100에서 30 정도밖에 되지 않아요. 100에서 50의 긴 시간과 열정을 쏟는 단계가 바로 문서의 순서를 정하는 단계이죠. 그리고 남은 20의 시간은 더 나은 가독성을 위해 문서 디자인을 보완하는 데 사용합니다.

하지만, 가장 중요한 이 원칙은 꼭 알려주고 보여줄 겁니다.

?문서의 완성도를 올리기 위해 반드시 거치는 과정이 있습니다. 바로 첫 페이지로 돌아가서 한 장씩 넘기면서 소곤소곤 입 밖으로 말해 보는 겁니다. 이 때 반드시 지켜야 할 것은 세가지!

1.절대 눈으로만 읽지 말 것

2.발표를 위한 문서가 아니더라도 무조건 읽어볼 것

3.입 밖으로 꺼내는 말이 매끄러운 대화가 될 때까지 무한 반복할 것

 

고개를 끄덕이며 돌아간 후배가 2차 드래프트를 들고 다시 오면, 또 다시 몇 가지 피드백을 전하구요.

?보편적으로 문서에서 결론이 예측 가능하게 쓰도록 하되 문서를 입으로 읽었을 때 매끄럽게 읽히는가를 더 우선으로 해야 합니다.

1.말의 앞뒤가 꼬이면 슬라이드 순서나 구성의 순서를 바꿔봅니다.

2.말을 해야 자연스러운 연결이 되는데 문서에는 없는 경우 해당 내용을 빠르게 구해서 넣습니다.

3.문서에는 크게 강조되어 있지만 내용과 흐름이 맞지 않거나 비약이 있으면 맨뒤 부록(appendix)으로 빼거나 아예 삭제합니다.

?문서를 넘기며 읽다보면 귀에 걸리는 단어가 있을 겁니다. 같은 단어를 계속 반복해서 말하게 되거나, ‘아까~’라는 말이 계속 나온다면 그다지 좋은 신호가 아님을 캐치해야 해요. 공통된 이야기가 문서 여기저기 흩뿌려져 있다는 힌트일 수 있기 때문입니다. (이 또한 말을 해 보지 않고 눈으로만 문서를 검토하면 절대 알 수 없어요!)

 

?소근소근 읊고 지나갈 때 “여기를 보시면”이라는 말은 나 혼자 할 뿐, 문서에는 없습니다. 내가 발표를 하며 슬라이드에 손가락으로 가리키지 않는 이상 말입니다. (손으로 가리킨다 하더라도 이미 장을 펼친 순간 보는 사람들의 시선은 크게 흔들렸을 겁니다.) 그렇다면 내가 할 말 ‘여기를 보시면’의 ‘여기’를 문서에서는 색으로 표시해 줍니다. 내가 말하려고 하는 핵심 메시지에 단순에 시선이 갈 수 있도록 말이죠.

 

 

마지막으로 최종본이라는 파일을 메일을 받게 되면 흐뭇한 미소를 지으며, ‘수고했어’와 함께 제 코칭의 핵심메시지를 전할 것입니다.

1.문서의 작성을 시작하려면 반드시 듣는 사람(To)에게 내가 전할 메시지(message)를 먼저 생각합니다.

2.상대와 메시지를 생각하며 구성 요소를 정하여 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 문서에 담습니다.

3.반드시 문서의 장을 넘기면서 혼잣말로 소곤소곤 장을 훑으며 말을 해 봅니다.

4.이때 말이 꼬인다면 순서를 다듬거나, 자료를 더 채우거나 빼기도 하고, 말이 너무 길어지면 그 앞에 목차를 넣습니다. 또 같은 키워드를 반복해서 말하게 되면 소제목을 붙여 주기도 하고요.

5.빠르게 읽히는 한 장, 한 장을 위해 사람이 생각해야 할 단계가 짧은 커뮤니케이션이 될 수 있게끔 내가 말하는 순서와 문서가 읽히는 순서가 같이 가는지 검토합니다.

6.문서의 첫 장부터 끝 장까지 말이 매끄럽게 들리고 내가 결론적으로 하려고했던 메시지가 잘 전달된다면 아주 자신있게 문서를 제출하는 거죠!

 

 

하... 이쯤되면 후배가 진저리를 칠까요? ^^;

그냥 이 책을 내밀면서 “읽어봐 도움이 될거야“라며 커피 한 잔 사는 게 정답인 것 같습니다.

 

애정하는 후배들이 막 대리가 되었습니다.,

글쓰기와 기획에 관한 부분은 박신영 작가의 ‘산으로 가지 않는 정리법’을 먼저 추천하고,

거기에 이 책을 문서 작성의 기본기를 키우는 기본세트로 선물해야 겠습니다.

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 실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

현업 직장인 사수가 알려 주는 실무에 바로 써먹는 문서 커뮤니케이션 가이드말이나 메신저로 대화하기를 어려워하는 사람이 없는 것처럼, 보고서 작성도 말하기처럼 내가 전할 단 ‘한마디’의 핵심 메시지만 제대로 나타낸다면 생각보다 어렵지 않다. 이 책 《실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법》은 문서 미션을 받고 막막한 마음으로 모니터 앞에...

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[요약]

■ 들어가기 - 잘 읽히는 보고서를 빠르게 작성하는 노하우

 

■ 실무에서 필요한 문서 작성법 012

 

1장 형편없는 문서를 제출하던 신입이 어떻게 좋은 문서를 쓰게 되었을까

■ 이렇게 쓰면 아무도 안 봐요 022

■ 과유불급, 문서에서도 통합니다 026

■ 문서의 역할과 목적부터 생각하세요 030

 

2장 빈 문서를 앞에 두고 머리를 싸매는 이유

■ 문서는 ‘글’이 아니라 ‘말’입니다 034

■ 내 보고서가 엉망이라는 건 앞으로의 직장 생활도 어렵다는 이야기 041

 

3장 문서 미션이 떨어졌다! 근데 뭐부터 시작하지?

■ 흔하게 볼 수 있는 잘못된 보고서 046

■ 이 문서로 누구에게 무엇을 말하려고 하는 거지? 047

■ 내가 회사에서 이런 미션을 받았다면? 052

● 유념할 것

1.문서의 제목에 현혹되지 말 것 (제안서, 품의서, 계획서, 보고서 등)

2.미션을 받았을 때 문서에 들어갈 구성 요소부터 떠올리지 말 것

3.메신저나 말로 보고한다 생각하고 매끄러운 말로 해 볼 것

4.어색하게 맺음이 되지 않도록 내 의견을 넣을 것.

 

4장 문서에 넣을 구성 요소는 어떻게 정해야 할까?

■ 지금까지 생각했던 구성 요소는 구성 요소가 아닙니다 064

■ 내가 회사에서 이런 미션을 받았다면? 067

■ 문서의 구성 요소를 판단하는 기준 076

■ 제목은 같아도 내용은 완전히 다를 수 있습니다 081

■ 구성 요소를 문서에 옮기기 전 생각해야 할 포인트 086

?내 문서가 잘 안 보이는 이유는 디자인 탓이 아닙니다. 내가 이 장에서 전하려고 하는 핵심 메시지 한마디만 전해도 충분하다는 것을 간과하기 때문이죠. 구성 요소의 데이터와 자료를 준비해 그대로 화면에 담기만 한다고 문서가 되는 것은 아닙니다. 문서를 담기 전에 반드시 핵심 메시지를 생각하고, 상대방이 궁금해 할 설명/근거와 시각 자료를 고민해서 담아야 하죠

5장 매끄러운 문서의 순서는 어떻게 정하는 걸까?

■ 문서를 만들 때 시간이 얼마나 걸리나요? 102

?문서 하나를 만들 때 소요되는 시간을 100이라 한다면, 메시지와 구성 요소를 떠올리고 핵심 메시지-설명/근거-시각자료 순으로 담는 작업의 비붕은 100에서 30 정도밖에 되지 않아요. 100에서 50의 긴 시간과 열정을 쏟는 단계가 바로 문서의 순서를 정하는 단계이죠. 그리고 남은 20의 시간은 더 나은 가독성을 위해 문서 디자인을 보완하는 데 사용합니다.

 

■ 잘못된 문서의 순서 104

■ 결론이 예측 가능하게끔 말하기 112

■ 문서의 완성도를 결정짓는 필수 단계 114

?문서의 완성도를 올리기 위해 반드시 거치는 과정이 있습니다. 바로 첫 페이지로 돌아가서 한 장씩 넘기면서 소곤소곤 입 밖으로 말해 보는 겁니다. 이 때 반드시 지켜야 할 것은 세가지!

1.절대 눈으로만 읽지 말 것

2.발표를 위한 문서가 아니더라도 무조건 읽어볼 것

3.입 밖으로 꺼내는 말이 매끄러운 대화가 될 때까지 무한 반복할 것

■ 문서가 말처럼 이어지지 않는 3가지 경우 117

?보편적으로 문서에서 결론이 예측 가능하게 쓰도록 하되 문서를 입으로 읽었을 때 매끄럽게 읽히는가를 더 우선으로 해야 합니다.

1.말의 앞뒤가 꼬이면 슬라이드 순서나 구성의 순서를 바꿔봅니다.

2.말을 해야 자연스러운 연결이 되는데 문서에는 없는 경우 해당 내용을 빠르게 구해서 넣습니다.

3.문서에는 크게 강조되어 있지만 내용과 흐름이 맞지 않거나 비약이 있으면 맨뒤 부록(appendix)으로 빼거나 아예 삭제합니다.

■ 더 읽기 좋은 문서로 만들어 주는 문서의 구조 121

1.목차=제가 앞으로 길게 얘기할 건데요~

2.소제목=아까 얘기드렸던~

?문서를 넘기며 읽다보면 귀에 걸리는 단어가 있을 겁니다. 같은 단어를 계속 반복해서 말하게 되거나, ‘아까~’라는 말이 계속 나온다면 그다지 좋은 신호가 아님을 캐치해야 해요. 공통된 이야기가 문서 여기저기 흩뿌려져 있다는 힌트일 수 있기 때문입니다. (이 또한 말을 해 보지 않고 눈으로만 문서를 검토하면 절대 알 수 없어요!)

3.장을 추가해서 더 기억하기 쉽게!

6장 빠르게 읽히는 문서 한 장의 비밀

■ 상대방 입장에서 이해의 단계가 짧은 커뮤니케이션 130

■ 내가 말을 하는 순서와 함께 갈 수 있는 시선 134

?핵심메시지

1.문서의 작성을 시작하려면 반드시 듣는 사람(To)에게 내가 전할 메시지(message)를 먼저 생각합니다.

2.상대와 메시지를 생각하며 구성 요소를 정하여 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 문서에 담습니다.

3.반드시 문서의 장을 넘기면서 혼잣말로 소곤소곤 장을 훑으며 말을 해 봅니다.

4.이때 말이 꼬인다면 순서를 다듬거나, 자료를 더 채우거나 빼기도 하고, 말이 너무 길어지면 그 앞에 목차를 넣습니다. 또 같은 키워드를 반복해서 말하게 되면 소제목을 붙여 주기도 하고요.

5.빠르게 읽히는 한 장, 한 장을 위해 사람이 생각해야 할 단계가 짧은 커뮤니케이션이 될 수 있게끔 내가 말하는 순서와 문서가 읽히는 순서가 같이 가는지 검토합니다.

6.문서의 첫 장부터 끝 장까지 말이 매끄럽게 들리고 내가 결론적으로 하려고했던 메시지가 잘 전달된다면 아주 자신있게 문서를 제출하는 거죠!

7장 알고 보면 간단한 문서 디자인

■ 꾸미는 대신 오직 가독성만 생각하세요 146

■ 시선이 모든 걸 결정합니다 148

■ 간격, 정렬, 통일감 153

?통일감을 유지하는 요소 ? 핵심메시지의 위치, 폰트 크기, 요소의 크기와 모양

8장 4가지 파워포인트 기능만 잘 써도 좋은 문서가 된다

■ 안내선: 가이드라인 만들기 170

?상하 8.80 좌우 16.20

■ 정렬 맞춤: 작업 속도 높이는 1등 공신 180

■ 표, 도형 크기 조절: 시각 자료 빠르게 정돈하기 189

■ 텍스트 행간, 자간: 가독성 확보하기 191

?저는 실무에서 급하게 제출이 필요한 문서일 경우 자간 [표준으로] 그대로 사용하지만, 조금 더 디자인적으로 신경써야 하는 문서에는 자간을 [기타 간격-좁게-0.2~0.5]정도로 설정하는 편입니다.

■ 잘 만든 문서와 잘못된 문서 194

 

9장 색과 강조 하나에도 목적이 있다

■ 색을 사용하는 진짜 방법 200

?색을 사용하는 목적은 1) 내용의 대비를 보여주고 2)핵심 메시지를 부각하고 3)문서에서 시선의 방향을 구분하기 위함입니다.

?소근소근 읊고 지나갈 때 “여기를 보시면”이라는 말은 나 혼자 할 뿐, 문서에는 없습니다. 내가 발표를 하며 슬라이드에 손가락으로 가리키지 않는 이상 말입니다. (손으로 가리킨다 하더라도 이미 장을 펼친 순간 보는 사람들의 시선은 크게 흔들렸을 겁니다.) 그렇다면 내가 할 말 ‘여기를 보시면’의 ‘여기’를 문서에서는 색으로 표시해 줍니다. 내가 말하려고 하는 핵심 메시지에 단순에 시선이 갈 수 있도록 말이죠.

■ 올바른 강조 방법 210

■ 말하고 싶은 영역 눈에 띄게 강조하기 215

?문서 디지안 방법

1.문서 디자인은 예쁘거나 화려하게 꾸미는 것이 아니라 오로지 문서의 가독성을 높이기 위한 목적입니다.

2.기본 기능으로 문서의 간격, 정렬을 맞춰 통일감 있게 다듬는 것만으로도 충분합니다.

3.문서의 색은 핵심 메시지를 빠르게 이해시키기 위한 목적 하에 사용합니다.

4.‘이것만 읽어도 이해가 가는 것’에 강조를 해야 한다는 점을 알고 있다면 매우 가독성 있고 깔끔한 보기 좋은 문서를 만들 수 있게 됩니다.

10장 실무에 즉시 활용하기

■ [실무 적용 1] “간략히 공유해 주세요” 221

■ [실무 적용 2] “정리해서 보고해 주세요” 233

 

■ 덧붙이는 말 일잘러들의 공통점

1.일잘러는 본인이 맡은 일이 어디에 쓰일지, 목적이 무엇인지 분명히 알고 있어요

2.상대방과 내가 같은 이해를 할 수 있도록 직관적으로 말합니다.

3.같이 일하는 사람의 시간을 절약해 줍니다.

 

《출판사로부터 도서를 제공받아 주관적으로 작성한 리뷰입니다..》

 

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